Die Österreichische Nationalbibliothek, Josefsplatz 1, 1015 Wien, Wissenschaftliche Anstalt öffentlichen Rechts des Bundes unter Firmenbuchnummer 221029v des Handelsgerichts Wien, Postfach 25, Tel.: +43 1 534 10, Fax: +43 1 534 10-280, Mail: onb[at]onb.ac.at, respektiert und schützt die Rechte auf Datenschutz und Privatsphäre ihrer Bewerber*innen und ergreift alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um deren personenbezogene Daten zu schützen. Die Österreichische Nationalbibliothek ist datenschutzrechtliche „Verantwortliche“ hinsichtlich der in der Folge dargestellten Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten. Die/Der Datenschutzbeauftragte der Österreichischen Nationalbibliothek ist erreichbar unter datenschutz@onb.ac.at und postalisch unter Österreichische Nationalbibliothek, Josefsplatz 1, 1015 Wien, z. Hd. Datenschutzbeauftragte/r.
In der Folge können Sie sich in dieser Datenschutzinformation einen Überblick verschaffen, welche personenbezogenen Daten von Bewerber*innen für eine Stelle an der Österreichischen Nationalbibliothek für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden. Weiters informieren wir Sie über die (möglichen) Empfänger*innen Ihrer Daten und Ihre datenschutzgesetzlichen Rechte, die sogenannten Betroffenenrechte.
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden insbesondere folgende Daten von Ihnen erhoben: Anrede, Vorname, Nachname, Titel, Geburtsdatum, Nationalität, Wohnadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kündigungsfrist, Bewerbungsquelle, Ausbildung, Berufserfahrung, Gehaltsvorstellung und jene Daten und Bilder, die im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in den Dienstzeugnissen oder anderen vorgelegten bzw. übermittelten Dokumenten enthalten sind. Diese Daten werden zum Zweck des Auswahlverfahrens von der Österreichischen Nationalbibliothek (ÖNB) für die Besetzung von offenen Stellen in der Bewerber*innendatenbank IT-mäßig erfasst und verarbeitet. Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Speicherung, Auswertung, Zuordnung und Übermittlung Ihrer Bewerbung. Wir tun dies auf der rechtlichen Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, einen effizienten Bewerbungsprozess durchzuführen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) sowie auf der Grundlage der Notwendigkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Diese Daten erheben wir im Rahmen des Bewerbungsprozesses entweder, indem Sie uns diese zur Verfügung stellen (zB durch Übermittlung im Rahmen des Online-Formulars) oder indem wir diese selbst erheben (zB im Rahmen des Bewerbungsgespräches).
Ihre Daten werden vertraulich behandelt. Sie sind der Personalabteilung der ÖNB zugänglich und werden ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Auswahlverfahrens ausgewählten Führungskräften und Mitarbeiter*innen der ÖNB zur Verfügung gestellt. Eine Weitergabe der Daten an Dritte kommt nur in nachstehenden Fällen in Betracht:
Wir weisen darauf hin, dass Ihre Daten nicht für ein Profiling oder für eine automatisierte Entscheidungsfindung herangezogen werden.
Ihre Daten werden für eine Frist von sieben (7) Monaten nach Übermittlung der Absage gespeichert, um sich gegen allfällig geltend gemachte Ansprüche aus dem Gleichbehandlungsgesetz verteidigen zu können. Werden innerhalb dieser Frist keine Ansprüche erhoben, werden Ihre Daten gelöscht, da danach die Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Gleichbehandlungsgesetz ausgeschlossen werden kann.
Für den Fall der fristgerechten Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Gleichbehandlungsgesetz erfolgt die Speicherung der Daten bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens.
Im Falle einer neuerlichen Bewerbung fängt die 7-monatige Frist nach neuerlicher Absage neu zu laufen an. Nach Ablauf dieser 7 Monate erhalten Sie ein automatisch generiertes E-Mail mit dem Hinweis, dass ihre Daten gelöscht werden.
Ihre im Zusammenhang mit der Bewerbung erhobenen Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt oder so lange, wie etwaige wechselseitige rechtliche Ansprüche noch nicht verjährt sind.
1. Recht auf Auskunft: Sie haben das Recht, von der Österreichischen Nationalbibliothek Auskunft über die von ihr über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie über: (a) die Verarbeitungszwecke; (b) die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden; (c) die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden; (d) falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer; (e) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch die Österreichische Nationalbibliothek oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung; (f) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde; (g) wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten; (h) das (Nicht)Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling. Die Österreichische Nationalbibliothek stellt diesfalls eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, kann die Österreichische Nationalbibliothek unter Umständen ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Stellen Sie den Antrag elektronisch, so sind die Informationen von der Österreichischen Nationalbibliothek in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen, sofern Sie nichts anderes angeben.
2. Recht auf Berichtigung und Löschung: Sie haben das Recht, von der Österreichischen Nationalbibliothek unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten — auch mittels einer ergänzenden Erklärung — zu verlangen. Weiters haben Sie das Recht, von der Österreichischen Nationalbibliothek zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und die Österreichische Nationalbibliothek ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft: (a) Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig. (b) Sie widerrufen ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützt, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. (d) Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet. (e) Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der die Österreichische Nationalbibliothek unterliegt.
Das Recht auf Löschung besteht insbesondere dann nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung durch die Österreichische Nationalbibliothek erforderlich ist und/ oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, von der Österreichischen Nationalbibliothek die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist: (a) die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird/ wurde von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es der Österreichischen Nationalbibliothek ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen, (b) die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie haben die Löschung der personenbezogenen Daten abgelehnt und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangt; oder (c) die Österreichische Nationalbibliothek benötigt die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, aber Sie benötigen diese nach Ihrer entsprechend begründeten Erklärung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder d) Sie erklären Widerspruch gegen die Verarbeitung, wobei die Einschränkung solange erfolgt, solange noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe der Österreichischen Nationalbibliothek gegenüber Ihren überwiegen.
Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten — von ihrer Speicherung abgesehen — nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wenn Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt haben, werden Sie von der Österreichischen Nationalbibliothek unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
4. Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie der Österreichischen Nationalbibliothek bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Bei der Ausübung Ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit haben Sie das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von der Österreichischen Nationalbibliothek einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.
5. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Vorgaben verstößt. Die Österreichische Datenschutzbehörde ist erreichbar unter: Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-25 69, E-Mail: dsb[at]dsb.gv.at, Website: www.dsb.gv.at.
Stand der Information: September 2025